La constitution d'un tel fichier et sa mise à jour coûterait trop cher à chaque éditeur. Aussi adhèrent-ils à l'un des deux GIE (groupements d'intérêt économique) qui gèrent ces fichiers (Gidec-Gecri). Ceux-ci sont régulièrement mis à jour par l'envoi de questionnaires aux CDI (centres de documentation et d'information) des établissements.
Dans les écoles qui ne reçoivent pas la visite de délégués pédagogiques, l'envoi des catalogues permet aux enseignants d'être informés des nouveautés et des livres disponibles, et de les choisir en connaissant leurs tarifs.
Les catalogues sont également en ligne sur les sites des maisons.
voir aussi : une richesse de métiers
Pour l'école élémentaire, les nouveautés sont publiées avant fin mars, date à laquelle les municipalités votent le budget des achats de manuels pour la rentrée suivante.
Selon les maisons, les politiques d'envoi de spécimens diffèrent (envoi sur demande pour l'une, envoi si l'école a au moins 4 classes pour l'autre...).
En ce qui concerne les collèges et les lycées, les ouvrages
sont envoyés au plus tard début mai dans les établissements.
Un envoi non négligeable : en français ou en maths Collège,
cela revient à un envoi de 30 à 40 000 exemplaires par titre
publié !
Elle se limite aux revues d'associations d'enseignants.
Souvent anciens enseignants, ces délégués sont des collaborateurs indispensables pour les éditeurs. Ils leur font connaître les critiques et suggestions des enseignants et informent ces derniers des nouveautés des maisons. Ils montent des salons inter-éditeurs ou participent à ceux organisés par les CRDP et CDDP (Centres Régionaux ou départementaux de documentation pédagogique).
Les délégués pédagogiques disposent souvent d'une
salle pour présenter les fonds disponibles.